Im Home Office gut ausgestattet

Im Home Office gut ausgestattet

Im Home Office gut ausgestattet

In Zeiten des Corona-Virus ist die Digitalisierung ein Segen

Unternehmen sollten diese außergewöhnliche Zeit nutzen für außergewöhnliche Projekte, für moderne Arbeitsmethoden. Die Digitalisierung könnte segensreich sein – und bei Skeptikern Vorurteile abbauen. Wer ins kalte Wasser geworfen wird, muss schwimmen.

Nichts ist so alt wie der Erfolg von gestern.

Die Corona-Einschränkungen sind nun da und unabwendbar. Aber die neue Situation kann auch praktische Seiten haben. Endlich mal mit Formen der Digitalisierung auseinandersetzen, zu denen man im Betriebsalltag nicht kommt.

Kollaboration – Anleitung für digitale Zusammenarbeit im Unternehmen

Die Leichtigkeit und Sicherheit der Cloud ermöglicht neue Formen des Arbeitens – Neudeutsch: Kollaboration. Heute muss niemand mehr in den Stau stehen oder in endlosen Meetings seine Zeit verlieren.

Sie sind weit mehr als nur Tools zur Bürokommunikation: „Kollaboration-Hubs“. Dahinter stecken Büro-Tools, die mehr Transparenz, Effizienz und Leistung versprechen. Bekannte Beispiele sind z.B. MS Azure, MS Teams, Adobe Creative Cloud, Dropbox Business oder Googles G Suite. Cloudgestützte Apps, haben längst nicht nur bei hippen Startups, sondern auch in Konzernen und mittelständischen Unternehmen längst zum Büroalltag.

Das ist nicht weiter verwunderlich, denn Menschen arbeiten nicht nur immer schneller und effizienter, sondern auch aus dem Homeoffice oder in überregional verstreuten Teams.

Kollaboration meets Versicherungen – Digitales Versicherungsmanagement

Digitales Versicherungsmanagement ist das Zusammenspiel des klassischen Versicherungsmaklers mit einer digitalen Plattform zum Management der Verträge, Schäden und Dokumente.

So können beispielsweise Hausverwalter, Bauträger oder Handelsunternehmen mit uns Korrespondieren und Ihre Dokumente jederzeit ortsunabhängig verwalten und auch jederzeit Schäden melden.

Das Besondere dabei: Die Abwicklung der Schäden und Koordination mit Handwerkern, Sachverständigen usw. erledigen wir dabei im Hintergrund.

M&P Cloud by assfinet

Mit Automatisierung und Vereinfachung helfen wir vielen Unternehmen ortsunabhängig, zeitunabhängig und verlässlich Schäden melden und ihre Versicherungen managen zu können. Genau das, worauf es in der neuen Arbeitswelt ankommt.

Unsere persönliche Beratung, die Qualifikation jedes einzelnen und unsere Erreichbarkeit vor Ort runden dieses Konzept ab.

Die besten „Collaboration-Tools“ für produktive Teams

Im Folgenden finden Sie eine Liste die wir zusammengetragen haben, mit welchen Programme, Apps oder Tools im Handumdrehen Ihr Unternehmen digital und ortsunabhängig aufgestellt sein kann:

KategorieSoftware / AppBeschreibungLink
HardwareFujitsu ScanSnap iX1500Scanner fürs Büro mit Cloudanbindunghttps://www.cyberport.de/?DEEP=6904-15N&APID=278&MC=278-373223239
InstagramLaterInstagram planen und organisierenhttps://later.com/r/81c510
KommunikationsipgateEinfach aus der Cloud telefonierenhttps://www.sipgateteam.de/
KommunikationFlexpertoTerminvereinbarung, Online-Meetings, E-Signatur (InSign)https://flexperto.com/
KommunikationFranzViele Messenger vereinthttp://meetfranz.com/
KommunikationCleverReachNewsletter einfach verschickenhttps://www.cleverreach.com/de/
KommunikationZammadKommunikation in Ticketshttps://zammad.com/de
KommunikationWhatsappWhatsapp für den Desktophttps://web.whatsapp.com/
Kommunikationjoin.meKunden online beratenhttps://www.join.me/de
MarketingpixabayDatenbank mit kostenfreien Bildernhttps://pixabay.com/de/
MarketingProvenexpertKundenbewertungen für mehr Erfolghttps://www.provenexpert.com/en-us/
MarketingCalendlyTerminbuchung so einfachhttps://calendly.com/
MarketingCanvaEinfach Designer werdenhttps://www.canva.com/
MarketingbitlyEin genialer Link Shortener (Kurz-URL-Dienst)https://bitly.com/
MarketingZapierDatenaustausch zwischen über 1000 Anwendungenhttps://zapier.com/
MarketingAdobe SparkBilder und Videos für das Marketing bauenhttps://spark.adobe.com/sp/
MarketingLeadpagesLandingpages bauenhttps://www.leadpages.net/
MarketingAdespressoFacebook und Google Werbekampagnen managenhttps://adespresso.com/
OfficeSmallpdfPDFs ganz einfach verkleinernhttps://smallpdf.com/de
OfficeDropscanBriefpost als PDF empfangenhttps://www.dropscan.de/
OfficeMiteZeiterfassunghttp://mite.yo.lk/
OfficeAdobe SignElektronische Unterschrifthttps://acrobat.adobe.com/de/de/sign.html
OfficePixelLetterDer einfache Weg Briefe zu verschickenhttp://www.pixelletter.de/
OfficeDropboxDatenspeicherhttps://www.dropbox.com/de/business
OfficeCenterDeviceDokumentenmanagement aus der Cloudhttps://www.centerdevice.de/
OfficeTypeformGeniale App zum Erstellen von Formularenhttps://www.typeform.com/
OfficeG SuiteE-Mail, Kalender, Tabellen, Dokumente, … von Googlehttps://gsuite.google.com/
OfficeMeisterTaskDie beste Software für Projekte und Aufgabenhttps://www.meistertask.com/
OfficeCryptomatorDatenverschlüsslunghttps://cryptomator.org/de/
OfficePDF ExpertPDF einfach bearbeitenhttps://pdfexpert.com/
Office1PASSWORDDer einfache Passwortmanagerhttps://agilebits.com/
OutsourcingVersOfficeTelefon und Innendiensthttp://www.versoffice.de/
OutsourcingDesignenlassenDesignarbeiten ausschreibenhttps://www.designenlassen.de/
OutsourcingMylittlejobStudenten arbeiten lassenhttps://www.mylittlejob.de/
OutsourcingVIPOTelefonannahmehttp://www.vipo-deutschland.de/
SteuerVIMCARHiermit macht Fahrtenbuch Spaßhttps://vimcar.de/fahrtenbuch/preise
SteuerSage Einfach LohnLohnabrechnung digitalhttps://www.sageone.de/lohn-und-gehalt/
SteuerDATEV Unternehmen onlineBelege digital zum Steuerberaterhttps://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/datev-unternehmen-online/
SteuerLexofficeBuchhaltung für kleine Unternehmenhttps://www.lexoffice.de/
VersicherungInsurgoKundenverwaltunghttps://insurgo.de
VersicherungBiPRO-BOXTools zum Abrufen von Dokumenten beim Versichererhttps://produkte.versicherungsmaklersoftware.de/?id=Insu
VersicherungPDF-BOXDaten aus Policen etc. auslesen und an das MVP gebenhttps://produkte.versicherungsmaklersoftware.de/?id=Insu

Die 5 Säulen der Kollaboration

Damit digitale Kollaboration in Ihrem Unternehmen zu einem echten Erfolgsfaktor wird, haben wir im Folgenden 5 Kernelemente identifiziert:

1. Cloud-Software

Software aus der Cloud läuft dort, wo ein Internetanschluss besteht. Störunanfällig, ortsunabhängiges Arbeiten für alle Mitarbeiter. Alle Informationen sind in Echtzeit gespeichert und von mehreren Parteien zeitgleich abrufbar. Die Cloud steht rund um die Uhr zur Verfügung, nicht nur während üblicher Büroöffnungszeiten.

2. Zugriffssteuerung

Nicht nur aufgrund der EU-DSGVO muss der Zugriff auf schutzwürdige, insbesondere personenbezogene Daten beschränkt sein. So viel Zugriff wie nötig, so wenig wie möglich. Ein Werkstudent braucht keine Berechtigung zum Löschen, um Dokumente anzulegen oder Statistiken zu erstellen. Ihre Programme sollte Zugriffsebenen für Bearbeitungsrechte und Freigaben für einzelne Funktionen haben. Je nach Dateien- oder Ordnerebene für definierte Gruppen und einzelne Benutzer.

3. Datensicherheit

Der Anbieter sollte ein überzeugendes Konzept für die Datensicherheit haben. Hosting made in Germany garantiert die Anwendung der strengen deutschen Datenschutzgesetze. Geschäftliche Daten in den USA zu speichern könnte z.B. für Buchhaltungsdaten sogar ein Compliance-Verstoß gegen die GoBD bedeuten.

4. Digitale Prozesse

Es scheint selbstverständlich: Mit Einführung der digitalen Kollaboration beginnt ein gewisses Maß an Digitalisierung. Fast jeder hat schon mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet. Digitale Dokumente in einem Cloud Speicher sind so etwas wie die Einstiegsdroge. Aber da geht noch viel mehr.

5. Office-Integration

Heute sind Office-Tools aus dem Büroalltag nicht wegzudenken. Diese sollten in eine Kollaboration integriert sein um die Produktivität nicht durch Medienwechsel einzuschränken. Gleichzeitig muss Ihre Software den Mitarbeitern das Gefühl geben, in ihrer gewohnten Umgebung und ähnlichen Abläufen weiter zu arbeiten, nur dann wird sie akzeptiert. Das Up- und Downloaden oder Verknüpfen von Dokumenten, Aufgaben, Kontakten und Vorgängen sollte absolut reibungslos funktionieren.

Übrigens: All das haben die über 10.000 Nutzer der von uns verwendeten Tools getestet.

Fazit

Kollaboration ist deutlich mehr als nur Dokumentenaustausch. Mitarbeiter arbeiten zeit- und standortunabhängig zusammen. Informationen fließen in Echtzeit und Prozesse werden qualitätsgesichert und strukturiert abgearbeitet. Aktivitäten greifen sicher und schnell ineinander. Das führt zu massiven Produktivitätsgewinnen und letztlich zu Wettbewerbsvorteilen, die das Unternehmen zukunftsfähig machen. Die Leichtigkeit und Sicherheit der Kollaborations-Tools ermöglichen neue Arbeitsformen. Nie wieder im Stau oder endlosen Telefonwarteschleifen oder Meetings Zeit verlieren. Informationsaustausch kann kurz und produktiv von statten gehen, denn für den Austausch von Meinungen und Informationen gibt es immer noch genügend Raum.

Was bedeutet moderne Zusammenarbeit?

Collaboration bedeutet eine effiziente, reibungslose Kommunikation und über verschiedene Anwendungen Kommunikationswege hinweg. Das Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und somit Doppelarbeit, Verzögerungen oder Fehlentscheidungen zu vermeiden. Mitarbeiter können von überall auf der Welt so arbeiten, als wären Sie live vor Ort dabei. Moderne Zusammenarbeit umfasst:

  • Tools zur Echtzeit-Kommunikation, Telefonie, Chat, Webkonferenzsysteme, Teilen von Präsenzinformationen
  • Anwendungen für Filesharing und zur Ablage von Dokumenten, für gemeinsam geführte Kalender, zum Projektmanagement, Brainstorming und Knowledge-Sharing
  • Ausstattung von Meetingräumen und Huddle Spaces mit modernen Technologien

Darüber hinaus ist es wichtig, eine Strategie für die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation zu entwickeln. Die Mitarbeiter müssen mitgenommen und geschult werden. Eine Vertrauenskultur ist ebenso die Grundlage für den zukünftigen Erfolg wie das richtige Coaching virtueller Teams.

Warum digitale Zusammenarbeit für zufriedenere Mitarbeiter sorgt

Unternehmen können mit dem Einsatz digitaler Collaboration-Tools gleich mehrfach punkten. Mit ihnen ausgestattete Mitarbeiter sind zufriedener. Und zufriedene Mitarbeiter arbeiten nicht nur effektiver, sie sind auch treuer gegenüber dem Unternehmen.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind nicht immer derselben Meinung, wenn es um die Leistungsfähigkeit der Angestellten geht. Eine Studie der Harvard Business Review Analytic Services fand neulich heraus, dass Manager ihren Mitarbeitern im Durchschnitt 20 Prozent mehr Produktivität zutrauen. Zugleich gaben 80 Prozent der befragten Mitarbeiter derselben Unternehmen an, dass sich in den letzten drei Jahren sowohl ihr Arbeitspensum als auch ihr Stress-Level erhöht hätten.

Wodurch wird Zusammenarbeit behindert

Digitale Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn die Tools von den Mitarbeitern gut angenommen werden.

Dieselbe Studie zeigt, dass sich ein Teil der Mehrbelastung durch eine verbesserte Zusammenarbeit vermeiden ließe. Collaboration-Tools helfen dabei, die Kommunikation innerhalb von Teams und Abteilungenzu verbessern – zu denen auch externe Mitarbeiter gehören können. Vereinfachen Unternehmen auf diese Art und Weise die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter, binden sie diese nicht nur besser in die Geschäftsprozesse ein (und damit produktiver), sondern leisten auch einen großen Beitrag zur erfolgreichen Mitarbeitergewinnung und -bindung.

Kollaborativer Kulturwandel

Digitale Kollaborationstools können helfen, Datensilos zu vermeiden, Informationen über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg zu tauschen und Prozesse transparenter zu machen. Sie machen es damit möglich, in größeren Gruppen Orientierung zu finden: Wer arbeitet woran, was machen die anderen gerade? So wird, zum Beispiel durch „Trampelpfade“ und sichtbare Diversität, die informelle Organisation gestärkt, die Selbstorganisation ohne disziplinarische Hierarchie.